ICS 01.140.20 A14 团体标 准 T/GDCKCJH 012—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes electronic archives 2020 - 04 - 23发布 2020 - 05- 10实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发布 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 012—2020 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 —2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。 本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。 本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科 技有限公司、珠海市机电 工程师学会、广东省特种设备检测研究院云浮检测院。 本标准主要起草人： 刘莎、徐寒、张少琼、袁少琼、黄桂林、戚政武 、罗伟立、伍凤群、姚翠艳 。 本标准为首次发布。 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 012—2020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 1 范围 本标准规定了 特种设备检验检测机构电子档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围、电子文件 的收集与整理、电子文件归档与电子档案编目、档案移交、档案保管和利用。 本标准适用于特种设备检验检测机构对电子档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文 件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 9704 党政机关公文格式 GB/T 18894 -2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语 DB44/T 2018 -2017 特种设备技术档案管理规范 T/GDCKCJH 00 5—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 00 6—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 文书档案 T/GDCKCJH 00 7—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 仪器设备档案 T/GDCKCJH 00 8—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 财务档案 T/GDCKCJH 0 09—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 声像档案 T/GDCKCJH 0 10—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 科研档案 T/GDCKCJH 0 11—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案 3 术语和定义 GB/T 18894 -2016、DA/T 58-2014中界定的，以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件 electronic records 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，能被计算机系统识别、处理，按 一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。 注：本标准所指的过程是指特种设备检验检测等过程。 3.2 电子档案 electronic archives 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 012—2020 2 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 3.3 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 3.4 逻辑归档 logical filing 在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 3.5 物理归档 physical filing 把计算机及其网络的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 4 一般要求 4.1 档案管理部门应规定归档时间、归档范围、密级和划定保管期限、技术环境、相关软件、版本、 数据类型、格式、操作数据、检测数据等归档要求，以保证电子档案的质量。 4.2 电子文件保管期限和密级的划分工作 ，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执 行。 4.3 电子文件形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性，以保 证电子档案的可利用性。 4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。 4.5 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的应制成纸质文件或缩微 品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。 5 归档范围 5.1 电子文件归档范围 5.1.1 应收集反映特种设备检验检测机构在进行职能活动中产生的具有查考、保存价值的各类电 子文 件及其元数据。 5.1.2 技术类电子档案归档范围应按照 DB44/T 2018 -2017 第5章执行 5.1.3 文书类电子档案归档范围应按照 T/GDCKCJH 00 6—2020 第5章执行。 5.1.4 仪器设备类电子档案归档范围应按照 T/GDCKCJH 00 7—2020 第5章执行。 5.1.5 财务类电子档案归档范围应按照 T/GDCKCJH 00 8—2020 第5章执行。 5.1.6 声像类电子档案归档范围应按照 T/GDCKCJH 00 9—2020 第5章执行。 5.1.7 科研类电子档案归档范围应按照 T/GDCKCJH 0 10—2020 第5章执行。 5.1.8 实物类电子档案 归档范围应按照 T/GDCKCJH 0 11—2020 第5章执行。 5.2 元数据归档范围 5.2.1 电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。 5.2.2 文书类电子文件归档元数据应按照 DA/T 46执行。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 012—2020 3 5.2.3 声像类电子文件归档元数据应包括题名、摄影者、录音者、人物、地点、业务活动描述、密级、 计算机文件名等。 5.2.4 技术、仪器设备、财务、科研、实物类电子文件归档元数据应包括题名、文件编号、责任者、 日期、机构或单位、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文 件实体元数据。 6 电子文件的收集与整理 6.1 收集 6.1.1 应在单位进行职能 活动过程中完成电子文件的收集，电子文件内容信息与其形成时保持一致， 包括但不限于以下要求： a) 同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整； b) 电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单位等应齐全、完整，电子公文格式 要素应符合 GB/T 9704 的有关要求； c) 技术档案电子文件应包括 DB44/T 2018 -2017附录A中的内容； d) 仪器设备档案应包括仪器购置前准备阶段、安装验收阶段、使用阶段、转让报废阶段形成的各 种电子文件材料； e) 财务档案电子文件的财务凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料及其组件应齐全、完整； f) 科研档案中研究过程的照片、过程中记录的数据与溯源、过程中各代软件版本等； g) 声像档案电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、任务和场景等； h) 实物档案电子文件应注明时间、地点、内容、介质、数量； i) 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手 册等。 6.1.2 以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集，归入存储文件中。 6.1.3 在电子文件拟制、办理过程中应采集技术、文书、仪器设备、财务、科研、声像、实物、电子 文件元数据。 6.1.4 计算机系统运行、信息处理等过程中涉及的与电子文件处 理有关的参数、管理数据等应与电子 文件一同收集。 6.2 整理 6.2.1 应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活 动，并同步完成相关纸质文件的整理。 6.2.2 应以件为单位整理电子文件，也可根据实际以卷为单位进行整理。整理活动应保持电子文件内 在的有机联系，建立电子文件和元数据的关联性。 6.2.3 归档电子文件的保管期限分为永久、 30年、10年。 6.2.4 电子文件分类应按照档案管理单位管理技术、文书、仪器设备、财务、科研、声像、实物档案 的分类方案执行。 6.2.5 在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、 纸质文件目录数据进行 同步排序，排序结果应保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。 7 电子文件归档与电子档案编目 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 012—2020 4 7.1 电子文件归档程序及要求 7.1.1 档案管理单位应在归档过程中完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记等主要归档程序。 7.1.2 在进行电子文件归档工